Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Các sự kiện âm nhạc thường tập trung những người nổi tiếng, có tính chất sôi động và thu hút lượng lớn khán giả, người xem. Để một sự kiện âm nhạc diễn ra thành công tốt đẹp cần phải nắm rõ cách tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp. Dù là sự kiện âm nhạc lớn hay nhỏ, việc chọn đúng đơn vị tổ chức uy tín, kinh nghiệm là điều vô cùng cần thiết.

Tổ chức sự kiện âm nhạc cần xác định những gì?

Dù là một cuộc họp, sự kiện lớn nhỏ gì thì việc xác định trước những việc cần làm rất cần thiết. Điều đó giúp chúng ta định hướng và bám sát tình hình, mục tiêu thực tế để đưa ra cách tổ chức sự kiện âm nhạc khoa học, hợp lý nhất. Sau đây là một số vấn đề cần xác định trước khi tổ chức sự kiện âm nhạc.

  • Loại hình tổ chức cho sự kiện âm nhạc: Gọi là sự kiện âm nhạc nói chung nhưng có nhiều loại hình khác nhau. Loại hình sự kiện nhạc trẻ sẽ khác với tổ chức loại hình nhạc trữ tình, loại hình nhạc cải lương hay sự kiện âm nhạc chào mừng ngày lễ…
  • Xác định mục đích tổ chức sự kiện:  Chương trình âm nhạc bán vé hay miễn phí, sự kiện âm nhạc có nhận quảng cáo cho các nhãn hàng hay thương hiệu nào không.
  • Chân dung khán giả tham gia sự kiện âm nhạc: Giới tính, sở thích âm nhạc, độ tuổi…
  • Địa điểm tổ chức sự kiện diễn ra ở đâu: Lưu ý về địa điểm có thuận lợi không, trong nhà hay ngoài trời, quy mô và sức chứa địa điểm đó.
  • Thời gian diễn ra sự kiện: Cần xác định thời gian diễn ra sự kiện âm nhạc dựa vào mục đích tổ chức sự kiện. Điều này do bạn tự xác định hoặc đơn vị tổ chức sẽ tư vấn nếu bạn có nhu cầu.
  • Lên kế hoạch chi tiết cho chương trình sẽ diễn ra như thế nào, kế hoạch càng chi tiết càng đảm bảo sự thành công của sự kiện.
  • Dự trù ngân sách phục vụ cho sự kiện trong khoảng bao nhiêu dựa vào quy mô sự kiện.

Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Bật mí cách tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Một chương trình âm nhạc thành công cần được triển khai tuần tự theo các bước cơ bản. Từ những bước cơ bản đó để hình thành nên những kế hoạch chi tiết trong từng bước. Để một sự kiện âm nhạc thành công tốt đẹp cần trải qua các bước sau đây.

Lên ý tưởng cho sự kiện

Để tổ chức một sự kiện âm nhạc, nghệ thuật đơn vị tổ chức cần nắm rõ các yếu tố then chốt, “khung xương sống” của sự kiện. Từ đó hình thành nên bản tóm tắt những hạng mục cần thực hiện. Ý tưởng này có thể xem là việc xác định những yếu tố cơ bản nhất của sự kiện âm nhạc. Sau khi lên ý tưởng xong nhóm tổ chức sự kiện sẽ đề xuất những ý tưởng độc đáo nhất vào bản đề xuất.

Lên kịch bản chi tiết sự kiện

Sau khi lên được ý tưởng rồi chúng ta cần phải lên kịch bản chi tiết để cụ thể hoá cho việc thực hiện ý tưởng đó. Giai đoạn này tiêu tốn nhiều chất xám để thực hiện các công việc:

  • Thiết kế nhận diện thương hiệu bao gồm: Thiết kế chủ đề (theme), thiết kế hình ảnh (banner, backdrop, standee,…), thiết kế vé, tờ rơi,…
  • Tạo khung kịch bản cho chương trình để đưa ra kịch bản chi tiết về nguồn nhân lực, leader, timeline từng tiết mục… Kịch bản phải chặt chẽ, nội dung quy định rõ ràng, âm thanh nền, ánh sáng, ….
  • Lên kịch bản kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, visual, hiệu ứng,…)
  • Lên kịch bản rủi ro có thể xảy ra để xử lý nhanh chóng

Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Tiến hành thực hiện 

Mỗi sự kiện âm nhạc khác nhau sẽ có một khoảng thời gian thực hiện để phù hợp với tính chất sự kiện đó. Cách tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp là phân công nhiệm vụ cụ thể sau khi đã lên kịch bản chi tiết. Cá nhân nào, team nào sẽ chịu trách nhiệm thực hiện cho từng hạng mục đã đề ra. Ví dụ in ấn banner, xin cấp phép tổ chức biểu diễn, lựa chọn nhà cung cấp dụng cụ, ký hợp đồng…

Bên cạnh đó yếu tố truyền thông và quảng cáo rất quan trọng để đối tượng tham gia sự kiện biết tới. Sự kiện âm nhạc càng lớn khâu truyền thông và marketing cần được chú ý đầu tư để công chúng tiếp cận lớn nhất. Nhà tổ chức cũng cần nắm bắt và trao đổi các đối tác thường xuyên để đảm bảo hạn chế tối đa sai sót xảy ra.

Dàn dựng và quản lý chương trình 

Quá trình dàn dựng, chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn ra tại địa điểm tổ chức sự kiện. Cần liệt kê list công việc chi tiết cần làm để không bỏ sót công việc và theo dõi tiến độ sát sao cũng như tập trung giải quyết sự cố.

Khi chương trình diễn ra cần tập trung toàn lực để quản lý chương trình, các cá nhân trong team và các team cần giữ kết nối với nhau qua bộ đàm để mọi việc được thông suốt, đảm bảo ( team kỹ thuật, team tổ chức, trợ lý nghệ sĩ, MC,…)

Hướng dẫn cách tổ chức sự kiện âm nhạc thành công

Giai đoạn kết thúc chương trình 

Giai đoạn này là giai đoạn tổng kết sự kiện và hoàn thành tổng kết cả trên kênh truyền thông, rút kinh nghiệm và thiếu sót của chương trình để tổ chức tốt hơn cho sự kiện lần sau. 

Trên đây chỉ là các bước cơ bản để có thể tổ chức sự kiện âm nhạc tương đối. Tuỳ tính chất mỗi sự kiện để đưa ra những bước thực hiện cụ thể và tối ưu hơn. YUKI SEPRE 24 cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện và tư vấn quản lý rủi ro chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện an ninh tối đa. 

Cam kết dịch vụ bảo vệ chuyên nghiệp, trách nhiệm cao, kinh nghiệm xử lý sự cố nhanh nhạy và giá cả hợp lý. Hy vọng cách tổ chức sự kiện âm nhạc mà chúng tôi chia sẻ trên hữu ích cho bạn. Chúc sự kiện của bạn thành công ngoài mong đợi!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0963 251 891