Những yếu tố quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần biết

Đối với bất kỳ sự kiện nào thì việc chọn địa điểm là một trong những khâu cực kỳ quan trọng mà người làm công tác tổ chức phải lưu ý. Bởi vì địa điểm tổ chức sự kiện là nơi trực tiếp diễn ra toàn bộ các hoạt động của sự kiện, do đó cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.

Tùy thuộc vào tính chất của mỗi loại sự kiện khác nhau như: lễ kỷ niệm, khai trương, khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới, tiệc tất niên công ty, … mà người tổ chức sẽ đề xuất các địa điểm sao cho phù hợp. Bên cạnh đó, quy mô và khách mời cũng là một trong những yếu tố cần phải xem xét kỹ lưỡng khi lựa chọn địa điểm. Sau đây, YUKI SEPRE 24 sẽ gợi ý cho bạn những yếu tố quan trọng cần biết khi khảo sát và lựa chọn nơi tổ chức để đảm bảo một dịch vụ bảo vệ sự kiện an toàn nhất.

Vị trí tổ chức sự kiện phải phù hợp với đối tượng tham dự

Trước khi lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện, bạn hãy đi khảo sát các trung tâm tổ chức sự kiện trước để biết địa điểm này có phù hợp với đối tượng tham gia hay không? Bạn nên chọn một địa điểm ở ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất. Nếu trong trường hợp không có thì hãy đảm bảo rằng địa điểm đó có giao thông đi lại thuận tiện.

Với những sự kiện, hội nghị diễn ra dài ngày, bạn cũng cần lưu ý bố trí chỗ lưu trú cho khách tham dự ở xa tại khách sạn hoặc resort gần nơi tổ chức sự kiện.

Những yếu tố quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần biết

Không gian tổ chức phải đáp ứng tốt yêu cầu của sự kiện

Khảo sát không gian của địa điểm tổ chức bao gồm: sảnh đón khách, sảnh tiệc, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu như sự kiện có quy mô lớn, bạn hãy tìm một nơi đủ rộng để các khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện nhất cho công tác tổ chức.

Ngược lại, với những sự kiện có quy mô nhỏ thì không nên chọn sảnh sự kiện quá lớn vì như vậy sẽ làm loãng chương trình. Còn với những sự kiện mở cửa tự do, bạn hãy tìm một địa điểm tổ chức có nhiều phòng để có thể dễ dàng thay đổi phương án khi cần thiết. Việc bạn lựa chọn đúng không gian có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí.

Địa điểm tổ chức sự kiện có các dịch vụ hỗ trợ xung quanh

Nếu tổ chức tiệc ăn uống mà bạn không muốn dùng tiệc ngay tại sự kiện thì bạn nên chọn địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng với chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát cả hai địa điểm này cùng lúc để có thể đưa sự ra lựa chọn tốt nhất.

Ngoài ra, bạn nên khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức để có cái nhìn tổng quan về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời, việc này cũng sẽ giúp bạn chủ động hơn khi xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình sự kiện diễn ra.

Những yếu tố quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần biết

Khảo sát các dịch vụ đi kèm 

Ngoài các trang bị, các dịch vụ cơ bản của một địa điểm như: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thiết bị trình chiếu… thì các dịch vụ đi kèm cũng là điều mà bạn cần lưu tâm. Đó là tiệc teabreak trong thời gian nghỉ giải lao, đồ uống cũng như các vấn đề về phục vụ…

Chi phí tổ chức hợp lý

Trước khi đi đến quyết định cuối cùng bạn nên tham khảo giá cả của địa điểm khác nhau. Những yếu tố bạn nên đưa lên bàn cân để so sánh giữa các địa điểm với nhau là giá cả và chất lượng dịch vụ. Để tìm ra địa điểm có chất lượng dịch vụ tốt và giá cả hợp lý bạn nên dành một chút thời gian và công sức để tìm kiếm.

Những yếu tố quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần biết

Đảm bảo sự an toàn cho khách tại địa điểm tổ chức sự kiện

Một điều mà bất cứ nhà tổ chức sự kiện nào cần phải đặc biệt chú ý khi đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn của địa điểm đó. Bạn nên tìm hiểu thật kĩ về các công tác đảm bảo an toàn và khả năng ứng phó với sự cố trước khi bạn quyết định thuê địa điểm.

Lối thoát hiểm và cách sơ tán các khách tham dự khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập và thống nhất giữa hai bên. Bạn cũng nên tìm hiểu cách thức liên hệ với các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh đó phòng khi gặp tình huống khẩn cấp.

Ngoài ra, để bảo vệ khách mời cũng như tài sản an toàn trong suốt quá trình diễn ra sự kiện thì bạn nên thuê một đội an ninh chuyên nghiệp. Họ đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp sự kiện diễn ra thuận lợi, suôn sẻ nhất.

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện  ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ các hạng mục trong sự kiện. Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây, chúng tôi đã phần nào giúp các bạn có được sự lựa chọn tốt nhất mỗi khi tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ bảo vệ sự kiện thì hãy liên hệ với YUKI SEPRE 24 qua hotline 0984 916 376 – 0982 911 678 để được tư vấn cụ thể. Hoặc bạn có thể truy cập website https://yukisecurity24.vn/ để tìm hiểu kỹ hơn về dịch vụ của chúng tôi.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

0963 251 891