Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì chắc chắn không thể thiếu sự trợ giúp của những vật dụng chuyên dùng. Điều này góp phần rất lớn tạo nên một sự kiện thành công. Bởi bên cạnh những yếu tố như sự cẩn thận, sự năng động, sự sáng tạo,… bên trong con người thì sự hỗ trợ từ bên ngoài như đối tác, đồng nghiệp và các dụng cụ tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng.
Vậy hãy cùng YUKI SEPRE 24 tìm hiểu để tạo nên một sự kiện hoàn hảo nhất thì cần các loại dụng cụ hỗ trợ cần thiết nào nhé.
NỘI DUNG BÀI VIẾT
Các dụng cụ trong khâu setup
Để khâu setup khi tổ chức sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ nhất, bạn cần có một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết theo dõi tiến độ và quá trình làm việc. Trong đó, các dụng cụ cần dùng để setup cần phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 2 ngày. Khâu chuẩn bị này vô cùng quan trọng quyết định chương trình có thành công hay không. Bởi vì các dụng cụ để setup thường rất dễ bị thiếu vì có rất nhiều chi tiết nhỏ. Bước setup cần có các thiết bị thường sử dụng rất nhiều nhưng lại rất hay bị lãng quên như:
- Dao rọc giấy, kéo, dao nhỏ
- Dây ruy băng, dây kẽm, dây nylon
- Băng keo 1 mặt, 2 mặt, băng keo xốp, keo dán dây điện
- Kìm cắt, kìm bấm, tua vít, thước dây
- Các sợi dây nối dàn âm thanh và máy tính…
Các dụng cụ hành chính
Các dụng cụ hành chính như giấy tờ, bút thước cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, đôi khi những dụng cụ này lại ít được để ý đến và thường lấy đi rất nhiều thời gian của bộ phận kỹ thuật nếu như không chuẩn bị kỹ càng. Một số dụng cụ hành chính hỗ trợ trong các sự kiện phổ biến nhất phải kể đến:
- Giấy ghi chú: để dùng khi cần lưu lại các thông tin cần thiết hoặc trao đổi thông tin trong một số trường hợp gấp khi chương trình diễn ra.
- Giấy để ghi lại các thông tin quan trọng như: các khoản chi phí, quy trình setup và các vật dụng cần thiết…
- Kịch bản chương trình: Kịch bản này cần phải được in ra thành nhiều bản để từ MC đến các thành viên trong ban tổ chức cũng như bộ phận âm thanh, ánh sáng đều nắm rõ từng mục một.
Các dụng cụ tổ chức sự kiện dành cho cá nhân
Để sự kiện được diễn ra thành công và suôn sẻ bạn cần phải chuẩn bị tốt tất cả các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra khi tổ chức sự kiện. Một số vấn đề nhỏ diễn ra có thể khiến cho sự kiện bạn tổ chức bị gián đoạn, có thể như chẳng may chấn thương, trời mưa bất ngờ, hay có người bị ốm, sốt,… Vì vậy bạn cần phải chuẩn bị cả những dụng cụ tổ chức sự kiện dành riêng cho cá nhân. Chẳng hạn như:
- Các dụng cụ y tế cần thiết như: các loại thuốc cảm, thuốc sát trùng thông thường, dầu gió để tránh trường hợp có người bị ngất xỉu hoặc bị thương,…
- Áo mưa, mắt kính,… để phòng trong trường hợp thời tiết thay đổi khi sự kiện được tổ chức ngoài trời
- Đồ ăn, đồ uống dự phòng
- Kim, chỉ, kim băng phòng trường hợp trang phục biểu diễn hoặc vật dụng gì đó bị rách thì có thể may vá lại ngay lập tức.
- Giấy vệ sinh, khăn giấy
Các vật dụng cần thiết trong quá trình diễn ra sự kiện
Quá trình diễn ra sự kiện là thời điểm quan trọng nhất, vì vậy bạn không được để bất kì sai sót nào xảy ra. Trước khi bắt đầu sự kiện, bạn cần phải kiểm tra kỹ càng các thiết bị sau để có sự ứng phó kịp thời nhất.
- Hệ thống các thiết bị âm thanh ánh sáng: loa đài, màn hình, máy chiếu, micro,… Các thiết bị này đóng vai trò “nòng cốt” khi tổ chức sự kiện. Vì vậy, bạn nên kiểm tra lại thật kỹ độ phủ sóng của âm thanh, màu sắc ánh sáng trên sân khấu để đem lại chất lượng âm thanh và hình ảnh tốt nhất cho người tham dự sự kiện.
- Bút laser điều khiển, lắp đặt hệ thống các thiết bị từ xa.
- Máy quay, máy chụp hình
- Bộ đàm liên lạc và bộ sạc pin dự phòng bộ đàm hết pin.
- USB, đĩa CD trắng, đầu lọc thẻ nhớ để sao chép lại dữ liệu
Trên đây là một số các dụng cụ tổ chức sự kiện cơ bản mà một người làm event chuyên nghiệp cần có. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế cũng như tính chất của sự kiện mà bạn có thể thêm bớt các dụng cụ, thiết bị một cách hợp lý nhất. Dù thế nào thì sự tỉ mỉ và chi tiết từng vật dụng dù là nhỏ nhất trong công tác chuẩn bị sẽ giúp cho kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và thành công.
Hy vọng rằng những chia sẻ trên đây có thể giúp bạn dễ dàng nắm bắt được các dụng cụ tổ chức sự kiện để sự kiện của doanh nghiệp diễn ra thành công. Ngoài ra, nếu trong quá trình tổ chức sự kiện bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ bảo vệ thì hãy liên hệ với YUKI SEPRE 24. Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện chuyên nghiệp, an toàn tại TP HCM. Liên hệ hotline 0984 916 376 – 0982 911 678 ngay để được tư vấn cụ thể!
